GHG-KANZLEI LEXIKON.

Digitales Belegbuchen.

Moderne Finanzbuchhaltung verzichtet heute auf das Abtippen von Kontoauszügen und Kassenblättern. Das zeitraubende Einsortieren und Abheften von Eingangs- und Ausgangsrechnungen hinter entsprechende Kontoauszüge und Kassenblätter kann durch die Anwendung zeitgemäßer digitaler Methoden vermieden werden.

Digitales Belegbuchen bedeutet, dass Sie Ihre Finanzbuchhaltung für sich selbst und für uns vereinfachen, indem Sie uns Ihr Belegmaterial in digitaler Form zur Verfügung stellen.

Das bedeutet, dass Sie Ihre Rechnungs- und Barbelege scannen und per E-Mail an uns schicken. Bitte beachten Sie dabei folgende Besonderheiten:

Ziel ist es, beim Scannen ein möglichst kleines Dateiformat bei guter Lesbarkeit zu erhalten. Eine gescannte DIN-A4-Seite hat im Durchschnitt ein Dateivolumen von zwischen 50 KB und 100 KB.

Bitte scannen Sie die Belege mit folgenden Eigenschaften:

  1. Dateityp: pdf oder tif
  2. Modus: schwarz-weiß
  3. Auflösung: 300 dpi (mindestens, wenn möglich und noch zum Mailversand geeignet, auch gerne 400 dpi)
  4. Eine Datei pro Beleg, auch bei mehrseitigen Belegen
  5. Vorderseite und Rückseite, wenn beide Seiten beschriftet sind.

Die Umsätze auf Ihrem geschäftlichen Bankkonto bekommen wir nach Vereinbarung mit Ihnen elektronisch übertragen. Lediglich bei Kontoabschlüssen (Zinsen und Gebühren) bitten wir, die Abrechnung über den Kontoabschluss, die zumeist als Anhang zum Kontoauszug aufgeführt ist, ebenfalls zu scannen und an uns zu übermitteln.

Bitte senden Sie die so erfassten Belege wöchentlich oder monatlich an unsere E-Mail-Adresse info@ghg-kanzlei.de.

Dazu kann es der besseren Übersicht wegen sinnvoll sein, die zu übermittelnden Belegdateien in einer Zip-Datei zu sammeln und diese Zip-Datei zu übermitteln. Eine Zip-Datei kann aus einer Windows Explorer-Struktur erzeugt werden, indem alle zu sammelnden Belegdateien markiert und sodann per Rechtsklick “Senden an > Zip-komprimierter-Ordner” zu einer Zip-Datei zusammengefasst werden. Danach können Sie diese Zip-Datei per Mail an uns übermitteln.

Mit besonderen Packprogrammen wie 7zip oder WinRAR können Sie diese Zip-Datei auch noch mit einem Passwort verschlüsseln. Bei Fragen dazu sind wir gerne behilflich.

Ab einem Belegaufkommen von mehr als 50 Belegen pro Monat empfehlen wir den Einsatz von „DATEV Unternehmen online“, einer internetbasierten Plattform für den reibungslosen Beleg- und Datenaustausch zwischen Ihnen und uns. Mit DATEV Unternehmen online verfügen Sie über ein revisionssicheres Archiv für digitalisierte Belege und elektronische Auswertungen und können Zahlungsverpflichtungen mit vorausgefüllten Zahlungsträgern erledigen.

Gerne stehen wir Ihnen für die Nutzung und die Einrichtung von DATEV Unternehmen online zur Verfügung.